การเตรียมต้อนรับบุคคลสำคัญชาวต่างประเทศในภารกิจของกระทรวงมหาดไทย

การเตรียมการต้อนรับบุคคลสำคัญชาวต่างประเทศในภารกิจของกระทรวงมหาดไทย สามารถแบ่งออกได้เป็นหลายลักษณะ อาทิ การเป็นหน่วยงานราชการหลักในการให้การต้อนรับ หรือการเป็นหน่วยสนับสนุนและประสานงานการดำเนินงาน แบ่งลักษณะของการเตรียม ออกเป็น 3 กรณี

1. การประสานเตรียมการเพื่ออำนวยความสะดวกแก่ประมุข/ ผู้นำ/ บุคคลสำคัญชาวต่างประเทศ ในการเยือนประเทศไทยในฐานะพระราชอาคันตุกะ หรือแขกของรัฐบาล

2. การเตรียมการเพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้แทนทางการฑูต/ บุคคลสำคัญชาวต่างประเทศ ในการเยือนประเทศไทย ในฐานะแขกของกระทรวง รวมถึงการเข้าเยี่ยมคาราวะผู้บังคับบัญชาระดับสูงของกระทรวง

3. การประสานอำนวยความสะดวกแก่บุคคลสำคัญของชาวต่างประเทศที่เดินทางไปเยือนจังหวัดต่างๆ ซึ่งการปฏิบัติทั้ง 3 กรณี มีแนวทาง วิธีการ และขั้นตอนการดำเนินงานคล้ายคลึงกัน แต่มีความแตกต่างกันในรายละเอียดและรูปแบบของการอำนวยความสะดวกและการเตรียมการต้อนรับแตกต่างกันออกไป 

รัฐบาลไทยได้ให้ความสำคัญกับงานด้านต่างประเทศ มีนโยบายเชิงรุก ส่งเสริมบทบาทของไทยในเวทีโลกอันมีผลทำให้ผู้นำของต่างประเทศ/ บุคคลสำคัญของชาวต่างประเทศ เดินทางมาเยือนประเทศไทยอย่างเป็นทางการ ในฐานะพระราชอาคันตุกะของพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวและสมเด็จพระนางเจ้าฯ พระบรมราชินีนาถ และคณะกรรมการรับผิดชอบในการเตรียมการต้อนรับบุคคลสำคัญเดินทางมาเยือนไทยอย่างเป็นทางการในฐานะแขกรัฐบาลของสำนักเลขาธิการนายกรัฐมนตรี ซึ่งคณะกรรมการฯ ดังกล่าว จะมีปลัดกระทรวงมหาดไทยเป็นคณะกรรมการฯ โดยเข้าร่วมพิจารณารับมอบหมายภารกิจที่เกี่ยวข้อง เพื่อประสานการปฏิบัติราชการกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องต่อไป โดยมีขั้นตอนการดำเนินการ ดังนี้ 

1. การประสาน/ รวบรวมข้อมูล/ แจ้งจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

      กระทรวงมหาดไทย (โดยกองการต่างประเทศ) จะได้รับหนังสือประสานจากคณะกรรมการรับผิดชอบในการเตรียมการต้อนรับบุคคลสำคัญที่เดินทางมาเยือนไทย ที่จะมีการเยือนทั้งอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการในฐานะพระราชอาคันตุกะหรือแขกของรัฐบาล เพื่อเข้าร่วมการประชุม รับทราบรายละเอียดเกี่ยวกับกำหนดการเดินทาง วัตถุประสงค์ แนวทางการเตรียมการต้อนรับและอำนวยความสะดวก และการมอบหมายภารกิจ รวมทั้งการขอทราบข้อมูลที่เกี่ยวข้องสภาพปัญหาและข้อเสนอแนะ ทั้งนี้อาจมีการแบ่งการประชุมออกเป็น ๒ ลักษณะ คือ ด้านพิธีการและด้านสารัตถะ ซึ่งกระทรวงมหาดไทย จะนำเรียนปลัดกระทรวงมหาดไทยเพื่อพิจารณาการเข้าร่วมการประชุมฯ หรือแต่งตั้ง/มอบหมายผู้แทน เข้าร่วมการประชุมฯ ดังกล่าวโดยมีการประสานระหว่างหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในการเข้าร่วมและจัดเตรียมข้อมูลเบื้องต้น

2. การวิเคราะห์ภารกิจ และพิจารณาหาแนวทาง

กระทรวงมหาดไทย (กองการต่างประเทศ สป.) จะวิเคราะห์รายละเอียดและสาระสำคัญของกรณีตามหลัก (5W1H : Who What When Where Why How) เพื่อให้การปฏิบัติเป็นไปตามความสำคัญและเหมาะสม ดังนี้

• ระดับฐานะของบุคคลที่เดินทางมาเยือน
• วัตถุประสงคืหรือเป้าหมายหลักที่เดินทางมาเยือน/การเชิญ
• ห้วงระยะเวลาในการเยือนหรือห้วงระยะเวลาที่จะต้องดำเนินการ/เตรียมการ
• สถานที่ใช้ในการเตรียมการต้อนรับและอำนวยความสะดวก
• ภารกิจที่อยู่ในความรับผิดชอบของกระทรวงในการต้อนรับและอำนวยความสะดวก ซึ่งพิจารณาหาแนวทางปฏิบัติเพื่อให้เกิดความเหมาะสมแล้วแต่กรณีไป

3. การดำเนินการ

ในการประชุมเตรียมการต้อนรับ กระทรวงมหาดไทย จะรับทราบข้อมูลรายละเอียดการร่วมชี้แจงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากหน่วยงานในสังหัดในการรักษาความปลอดภัยและอำนวยความสะดวก โดยการประสานงานกับกรมและจังหวัดที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนหน่วยงานรัฐวิสาหกิจที่อยู่ในกำกับดูแล ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระดับของบุคคลสำคัญผู้มาเยือน ซึ่งจะมีภารกิจที่แตกต่างกันไปตามสถานการณ์และความจำเป็น หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ได้แก่

หน่วยงานระดับกรม

1) กรมการปกครอง มีภารกิจที่เกี่ยวข้องกับการรักษาความสงบเรียบร้อย ได้แก่

• การสนับสนุนด้านการข่าว การเคลื่อนไหวของกลุ่มมวลชนต่างๆ ในพทื้นที่ที่เกี่ยวข้องและใกล้เคียง
• ดำเนินการในด้านการขอใบอนุญาตนำอาวุทปืนเข้ามายังราชอาณาจักรสำหรับเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยประจำตัวผู้นำประเทศ บุคคลสำคัญในระหว่างที่พำนักอยู่ในประเทศไทย
• การประสานจังหวัดที่เกี่ยวข้องในเรื่องการอนุญาตนำอาวุธปืนเข้ามายังราชอาณาจักร (การออกใบ ป.๔ ชั่วคราว)

2) กรมป้องกันและบรรเทาสาธารณภัย มีภารกิจที่เกี่ยวข้องกับ

• การสนับสนุนการจัดรถดับเพลิง รถอุปกรณ์กู้ภัย รถกระเช้า/อุปกรณ์ฉุกเฉิน ตลอดจนแผนการป้องกันภัย เป็นต้น

3) กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นมีภารกิจที่เกี่ยวข้องกับ

• การประสานองค์กรปกครองท้องถิ่นสนับสนุนในการเตรียมการต้อนรับ

4) สำนักงานปลัดกระทรวงมหาดไทย

• กองการต่างประเทศ มีหน้าที่ประสานข้อมูลกลาง แปลภาษา ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ต่างชาติและองค์กรต่างๆ ในการอำนวยความสะดวก ให้แก่บุคคลสำคัญ
• ศูนย์ปฏิบัติการกระทรวงมหาดไทย มีหน้าที่สนับสนุนด้านการข่าว
• ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร มีหน้าที่ให้การสนับสนุนอุปกรณ์ที่ใช้ในการติดต่อสื่อสาร
• กองคลัง มีหน้าที่สนับสนุนด้านการงบประมาณค่าใช้จ่าย
• กองสารนิเทศ มีหน้าที่ในการประชาสัมพันธ์
• สำนักงานรัฐมนตรี มีหน้าที่ประสานภารกิจที่เกี่ยวข้องกับรัฐมนตรีว่าการและรัฐมนตรีช่วยว่าการ

5) การไฟ้ฟ้านครหลวง มีหน้าที่ดูแลความเรียบร้อยของระบบไฟฟ้าในพื้นที่รับผิดชอบ

6) การไฟฟ้าส่วนภูมิภาค มีหน้าที่ดูแลความเรียบร้อยของระบบไฟฟ้าในพื้นที่รับผิดชอบ

7) การประปานครหลวง มีหน้าที่ดูแลความเรียบร้อยของระบบไฟฟ้าในพื้นที่รับผิดชอบ

8) การประปาส่วนภูมิภาค มีหน้าที่ดูแลความเรียบร้อยของระบบไฟฟ้าในพื้นที่รับผิดชอบ

9) จังหวัดที่มีภารกิจเกี่ยวข้อง

• ผู้ว่าราชการจังหวัดหรือผู้แทนร่วมพิธีต้อนรับและส่ง ณ ท่าอากาศยาน/พื้นที่ต้อนรับ
• ประสานการรักษาความปลอดภัยและอำนวยความสะดวก ตลอดระยะเวลาที่พักอยู่ในเขตพื้นที่
• จัดเตรียมป้ายต้อนรับ ประดับธง ณ สถานที่สำคัญ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการเยือน เพื่อเป็นเกียรติแก่คณะ
• อำนวยความสะดวกอื่นๆ ตามที่ประชุมคณะกรรมการฯ มอบหมาย อาทิ ในบางกรณีจังหวัดอาจได้รับมอบหมายให้เป็นเจ้าภาพจัดงานเลี้ยงรับรองการประสานการดำเนินงานต่างๆดังกล่าวจะมีกองการต่างประเทศ ทำหน้าที่เป็น Focal Point ในการประสานหน่วยงานในสังกัด ซึ่งจะมีการประสานทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ

4. การติดตามผลการดำเนินการ

เมื่อได้ดำเนินการประสานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง กระทรวงมหาดไทย จะประสานเป็นการภายในเพื่อติดตามผลการเตรียมการรักษาความปลอดภัยและอำนวยความสะดวกให้กับบุคคลสำคัญที่มาเยือนว่ามีปัญหา อุปสรรคในการเตรียมการฯ ประกาดใดหรือไม่ อย่างไร เพื่อจะได้ดำเนินการตามภารกิจได้สำเร็จลุล่วงไป ทั้งนี้หากมีการเปลี่ยนแปลงหรือปัญหาอุปสรรค จะได้นำเสนอผู้บังคับบัญชา พิจารณาสั่งการแก้ไขได้ทันท่วงที

5. การประเมินผลและการรายงานผลการปฏิบัติงานในการดำเนินงานในแต่ละครั้ง จะมีการประเมินผลและการรายงานผลการปฏิบัติงานต่อผู้บังคับบัญชาและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งข้อสังเกตและข้อเสนอแนะต่างๆ เพื่อให้การประสานเตรียมการต้อนรับบุคคลสำคัญเป็นไปด้วยความเรียบร้อยและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นและเป็นประโยชน์ต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้ในส่วนของกองการต่างประเทศ จะจัดทำรายงานผลการดำเนินงานในเรื่องดังกล่าวไว้ในรายงานผลการดำเนินงานประจำปีด้วย

อนึ่ง สำหรับค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้น คณะกรรมการเตรียมการต้อนรับฯ จะแจ้งการอนุมัติงบประมาณ โดยอาจตั้งเป็นงบกลาง เพื่อให้หน่วยงานต่างๆ สามารถเบิกจ่ายได้โดยตรงกับสำนักงบประมาณ ดังนั้น หน่วยงานต่างๆ ของกระทรวงมหาดไทย (จังหวัดและกรม) จะต้องดำเนินการเสนอขอเบิกจ่ายค่าใช้จ่าย (หากมี) โดยการจัดทำและนำส่งงบประมาณการใช้จ่ายให้กองคลังสำนักงานปลัดกระทรวงมหาดไทย โดยเร็ว และนำส่งเอกสารสรุปการใช้เงินไปยังกองคลัง ภายใน ๑๕ วันหลังเสร็จสิ้นการเยือน (สำหรับรัฐวิสาหกิจ เบิกจ่ายตรงกับสำนักงบประมาณ)